Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, constitue une refonte complète de la gestion des informations personnelles au sein des entreprises. Entré en vigueur en mai 2018, ce règlement a introduit le concept d’Accountability, ou responsabilisation. Ce principe oblige les entreprises à être non seulement en conformité avec le RGPD, mais aussi à pouvoir démontrer cette conformité à tout moment, en mettant en œuvre des mesures de protection des données adéquates. L’enjeu pour les entreprises est considérable.

En effet, la non-conformité peut entraîner des sanctions allant jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel. Au-delà des sanctions financières, une entreprise non-conforme met en danger la confiance de ses clients, ses perspectives de croissance et sa réputation sur le marché. Par conséquent, la responsabilisation implique une modification en profondeur de la gestion des données personnelles. Chaque entreprise doit maintenant tenir un registre des activités de traitement, désigner un délégué à la protection des données, et mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour les données à caractère personnel.

En raison de ces impératifs, il est essentiel pour chaque entreprise de mettre en place une stratégie RGPD efficace et adaptée à son fonctionnement et ses activités. Cet article met en relief 5 actions clés pour la mise en place d’une telle stratégie.

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Stratégie 1 : formulation d’une politique de protection des données personnelles claire

La première étape pour assurer une conformité RGPD exemplaire est de rédiger une politique de protection des données claire et détaillée. Cette politique doit être le reflet transparent de toutes les opérations de traitement de données réalisées par l’entreprise. Elle doit permettre à toutes les parties prenantes (salariés, clients, fournisseurs, etc.) de comprendre aisément comment l’entreprise respecte ses obligations en matière de protection des données.

Cette politique doit expliquer clairement quelles données sont collectées, comment elles sont utilisées, combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits des titulaires des données (accès, rectification, opposition, etc.). Elle doit également préciser les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données.

Pour rédiger cette politique, l’entreprise peut se référer aux nombreux guides et recommandations proposés par la CNIL ou d’autres autorités de contrôle. Elle doit s’assurer de sa parfaite accessibilité et de sa mise à jour régulière afin de refléter les avancées législatives et technologiques.

Stratégie 2 : mise en œuvre d’un registre des activités de traitement

La deuxième stratégie clé est de mettre en place un registre des activités de traitement. Ce registre, sorte de cahier de bord des activités de l’entreprise en matière de traitement de données, est un document obligatoire selon le RGPD. Celui-ci doit détailler tous les traitements de données effectués par l’entreprise : quelle est leur finalité, quelle est leur base légale, qui y a accès, où sont-elles stockées, comment sont-elles protégées, etc.

La mise en place de ce registre est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 250 employés, mais elle est également recommandée pour les plus petites entreprises. Au-delà de l’aspect législatif, le registre constitue une excellente pratique de gouvernance. Il permet de garder une trace de tous les traitements de données et donc de faciliter la gestion des données personnelles au sein de l’organisation.

Pour tenir ce registre à jour, une démarche proactive est nécessaire. L’entreprise doit établir des procédures internes, vérifier régulièrement que les informations contenues dans le registre sont bien à jour, et effectuer tout changement ou ajustement nécessaire en temps opportun.

Stratégie 3 : désignation d’un délégué à la protection des données

La désignation d’un délégué à la protection des données ou DPO (Data Protection Officer) est une autre étape fondamentale de la mise en conformité RGPLe DPO est un expert en protection des données personnelles qui agit comme un conseiller et un pivot intermédiaire entre l’entreprise, les autorités de contrôle et les individus dont les données sont traitées. Ce rôle est d’autant plus crucial qu’il est souvent au cœur de la transformation des entreprises vers une culture de la protection des données.

Dans son rôle, le DPO conseille l’entreprise sur toutes les questions relatives à la protection des données, vérifie la conformité avec le RGPD, est le point de contact pour les autorités de contrôle et les personnes qui sont concernées par les traitements de données de l’entreprise.

Par conséquent, choisir une personne qualifiée pour le rôle de DPO est essentiel. Outre ses compétences en droit des nouvelles technologies et sa bonne connaissance des enjeux de la protection des données, il est nécessaire que le DPO dispose d’une bonne connaissance de l’entreprise, de son fonctionnement, de ses activités et de son secteur d’activité. C’est cette compréhension qui permettra à la personne de bien comprendre les enjeux, les risques et les opportunités de l’entreprise en matière de protection des données personnelles.

Stratégie 4 : mise en place d’une procédure d’audit RGPD régulier

Une fois ces éléments en place, il est impératif de vérifier régulièrement que l’entreprise respecte bien toutes les obligations du RGPD. C’est là qu’entre en jeu l’audit RGPD. Un audit RGPD est un examen méthodique et indépendant des systèmes de traitement de données de l’entreprise afin de vérifier leur conformité avec le RGPD.

Cet audit doit non seulement vérifier que l’entreprise respecte bien toutes les obligations du RGPD, mais aussi identifier les éventuelles failles et les risques de non-conformité. L’audit sert également à proposer des solutions concrètes et réalisables pour améliorer la conformité de l’entreprise et sa culture de protection des données.

Pour réaliser cet audit, l’entreprise peut faire appel à un cabinet spécialisé ou le réaliser en interne si elle dispose des compétences nécessaires. Dans tous les cas, il est recommandé de réaliser un audit complet au moins une fois par an, ou chaque fois que l’entreprise met en place un nouveau traitement de données.

Stratégie 5 : formation RGPD continue pour toutes les parties prenantes

Dernière action clé, mais non des moindres, est la mise en place d’une formation RGPD dédiée à toutes les parties prenantes : les employés bien sûr, mais également le conseil d’administration, les fournisseurs, les sous-traitants, etc. Chacun doit comprendre les enjeux RGPD et être pleinement en mesure de remplir ses obligations en matière de protection des données.

La formation RGPD a plusieurs objectifs. Elle devrait viser à sensibiliser les participants à l’importance et à la nécessité d’une protection adéquate des données. Elle doit aussi leur expliquer de manière claire et compréhensible les principes du RGPD et leur donner les outils et les méthodes pour mettre ces principes en pratique dans leur quotidien professionnel.

Pour mettre en place cette formation, l’entreprise peut s’appuyer sur les ressources de la CNIL ou d’autres organismes spécialisés. Chaque nouvelle recrue doit recevoir cette formation dès son arrivée et des sessions de formation continue devront être organisées pour veiller à l’actualisation des connaissances.

Conclusion

Le besoin d’accountability est au cœur du RGPD et conditionne la confiance accordée par la société à l’entreprise dans la gestion des données personnelles. En adoptant ces 5 stratégies, vous placez cette accountability au centre de vos préoccupations, ce qui peut non seulement vous garder en conformité, mais aussi améliorer votre image de marque et renforcer la confiance de votre base de clients, d’employés et de partenaires. Cependant, il faut garder à l’esprit que la mise en conformité RGPD n’est pas un état statique, mais un processus dynamique et continu qui nécessite une attention et une actualisation régulières.